Proiectele transnationale sunt proiectele cu parteneri din mai multe tari care au ca scop elaborarea de metode, ghiduri, instrumente cu larga aplicabilitate si diseminarea de bune practici intr-o arie geografica care sa depaseasca granitele unei tari.

Importanta si frecventa acestor proiecte este in continua crestere avand in vedere tendinta de globalizare in tratarea problemelor majore ale omenirii si in special politica de finantare a Uniunii Europene pentru atingerea obiectivelor Lisabona-Gothenburg. Astfel, in cadrul mai multor programe de finantare europene una din conditiile de eligibilitate ale unui proiect este aceea de avea parteneri din minimum 3 tari. Aceasta conditie minimala conduce la formarea unor parteneriate complexe care asigura complementaritatea cunostintelor si experientei necesare proiectului dar si o acoperire geografica extinsa. Avantajele acestei abordari sunt multiple prin portabilitea rezultatelor si impactul proiectelor dar comporta si unele dificultati de implementare legate de deosebirile in cultura nationala a fiecarui partener, de diferentele de limbaj si terminologice si de canalele de comunicare.

In proiectele bazate pe parteneriat transnational partenerul principal incheie contractul cu finantatorul si isi asuma responsabilitatea pentru realizarea obiectivelor stabilite in propunerea de proiect selectata spre finantare si incheie acorduri de parteneriat cu celelalte organizatii implicate in proiect.

Managerul de proiect numit de partenerul principal ca director de proiect devine astfel principalul responsabil al implementarii proiectului, pentru realizarea in termen a rezultatelor angajate, in conditiile de calitate stabilite. Este o sarcina dificila care presupune cunostinte si experienta de management de proiect, autoritate, responsabilitate si cultura comunicarii intr-un mediu intercultural.

Autorul prezentului articol a condus timp de 2 ani un proiect finantat in cadrul Programului Leonardo da Vinci, bazat pe un parteneriat transnational cu organizatii din Romania, Grecia, Ungaria si Marea Britanie. Avand in vedere contextul si cerintele specifice de lucru in cadrul parteneriatului, experienta de management de proiect a fost deosebita si poate fi utila pentru implementarea unor noi proiecte.

1.Alegeti-va partenerii pe criterii de profesionalism.

Promotorul proiectului trebuie sa selecteze partenerii tinand cont de criteriile de eligibilitate, experienta in proiecte similare, interes pentru obiectivele proiectului si in special pe baza de referinte din surse de incredere. De obicei, fiecare Program European are un portal dedicat cu o sectiune prin care se faciliteaza gasirea de parteneri. In aceasta baza de date se inscriu organizatii interesate sa participe in proiecte dar care nu au de multe ori experienta necesara. Timpul scurt si lipsa de referinte suplimentare fac ca astfel de organizatii sa intre parteneriate pentru proiecte selectate fara a avea suficienta experienta si capabilitate si dispusi sa-si asume atributii peste posibilitatile reale de realizare, ceea ca va crea ulterior probleme pentru managerul proiectului. Pentru a evita astfel de situatii este bine ca partenerii sa fie alesi pe baza de recomandari sau pe baza de portofoliu.

2.Incheiati acorduri de parteneriat care sa asigure formalizarea obligatiilor contractuale.

Incheierea contractului de finantare intre Finantator si Promotor implica si formalizarea legaturilor de parteneriat intre Promotor si Organizatiile Partenere prin asa-numitele „Acorduri de parteneriat”. Aceste acorduri-cadru trebuie sa contina in mod explicit obligatiile partenerilor clar exprimate si cuantificate pentru a putea fi monitorizate si evaluate pe baza de indicatori de performanta.

3.Stabiliti reguli clare de procedura pe tot parcursul implementarii.

Fiecare finantator are dezvoltate ghiduri de proceduri administrative si financiare specifice pentru implementarea proiectelor din cadrul programelor respective. Aceste proceduri sunt complementare altor proceduri (ex. achizitii publice, deplasare in misiune, niveluri de calificare, etc.), stabilite la nivelul Uniunii Europene sau pentru anumite state membre. De multe ori exista posibilitatea de a opta in mod explicit intre 2 alternative (procedura programului sau procedura interna). De aceea este foarte necesar ca managerul de proiect sa stabileasca de la inceput care sunt procedurile aplicabile si sa solicite fiecarui partener scrisori oficiale privind procedurile aplicabile. Pentru clarificarea continutului procedurilor este necesara o relatie stransa intre managerul de proiect si persoanele de contact desemnate din partea finantatorului.

4.Stabiliti atributii clare de comunicare pentru personalul angajat in proiect.

Partenerii proiectului trebuie sa stabileasca componenta echipelor proprii si atributiile fiecaruia, astfel incat sa se integreze intr-o structura organizatorica generala a proiectului. Managerul de proiect trebuie sa dezvolte un sistem de comunicare ierarhic pentru coordonare-raportare cat si pentru comunicare la nivel orizontal intre verigile similare (financiar, tehnic, etc.) ale fiecarui partener pentru clarificari metodologice si corelare.

5.Utilizati aceleasi instrumente de planificare, monitorizare si raportare pentru toti partenerii

Cu ocazia intalnirii de lansare a proiectului se va conveni asupra planului proiectului si instrumentelor folosite in procesul de management. Este foarte important ca fiecare partener sa foloseasca aceleasi instrumente de lucru pentru a asigura portabilitatea datelor si monitorizarea proceselor. In acest scop managerul de proiect trebuie sa asigure formalizarea unui acord de utilizare a unei platforme comune de lucru care sa contina instrumente, metode si tehnici de management de proiect.

6.Utilizati cat mai eficient timpul in cadrul intalnirilor transnationale.

Intalnirile transnationale organizate in cadrul proiectului trebuie foarte bine pregatite de catre managerul de proiect (continut, agenda, reguli de lucru, documente, obiective, tinta de consens) astfel incat sa asigure armonizarea punctelor de vedere si integrarea rezultatelor obtinute pentru a trece la o noua etapa de implementare.

7.Stabiliti un limbaj de comunicare si raportare adecvat.

Partenerii proiectului provin din tari diferite cu diverse medii culturale si avand diferite intelesuri pentru aceiasi termeni. De aceea managerul de proiect trebuie sa stabileasca inca de la lansarea proiectului un cadru unitar de intelegere a terminologiei care sa permita mesaje clare fara echivoc si obtinerea unui consens asupra modului de abordare si a solutiilor propuse.

8.Stabiliti un sistem de comunicare in timp real bazat pe TIC.

Proiectele cu parteneriat transnational se confrunta cu dificultatea organizarii frecvente de intalniri directe intre parteneri avand in vedere costurile si logistica. De aceea, aceste intalniri trebuie compensate prin alte modalitati de comunicare curenta. Noile tehnologii informatice ofera posibilitatea comunicarii in timp real prin mediul WWW. in afara mijloacelor celor „deja traditionale” – e-mail, forum-uri, baze de date, website, este foarte util sa se foloseasca sistemul de teleconferinte bazate pe produse tip „shareware/freeware” disponibile gratuit pe internet (Skype, MS Messenger).

9.Stabiliti reguli clare de raportare financiar-contabila.

Una din principalele probleme aparute in cadrul raportarilor financiare ale partenerilor care trebuie consolidate la nivelul proiectului de catre partenerul principal este verificarea continutului documentelor originale emise in limba partenerului. Acest lucru este cu atat mai greu de facut cu cat apar si alte aspecte legate de specificul fiecarei legislatii nationale, sisteme de plata, etc. De aceea, este foarte important ca managerul de proiect sa stabileasca un sistem clar de raportare care sa permita partenerilor pregatirea din timp a documentatiei financiare, astfel incat sa se evite la audit respingerea de la plata a cheltuielilor eligibile din motive de neconformitate procedurala.

10.Cei mai buni prieteni ai dumneavoastra sunt reprezentantii finantatorului.

In calitate de manager de proiect trebuie sa pastrati permanent legatura cu persoanele de contact stabilite prin contractul de finantare (responsabilul tehnic si responsabilul financiar) pentru a putea beneficia in timp util de indrumare si suport pentru managementul schimbarii.


2 comentarii la “Zece sfaturi pentru managerul unui proiect transnational”
  1. melaniacoman a spus:

    Mi se pare extrem de util acest articol. As veni sa suplimentez sfaturile, cu al 11-lea, care vine din experienta mea proprie cu proiectele cu parteneri internationali – nominalizati o singura persoana de contact de la fiecare partener – astfel se va crea un cadru de siguranta si de mai buna coordonare. Matematic vorbind, cu cat sunt mai multi „pe fir”, dificultatea in comunicare creste conform formulei n(n-1)/2, unde n este numarul de persoane implicate in proiect.

  2. Hermine Katharina Jinga a spus:

    Mulţumesc pentru sfaturi,ele sunt valabile in toate parteneriatele,m-am lovit de probleme mari care ar fi putut evitate dacă aceste sfaturi le-aş fi primit la timp.Un partener din Germania se angajase printro convenţie de parteneriat ca finantează un proiect ce centru de zi a carui infiintare a fost finanţat de Phare(condiţiepentru obţinerea finantării ca proiectul să fie continuat cel puţin 2 ani după data incheierii finanţării.Cu o lună inainte de termenul de incheiere a finanţării a anunţat ca reziliază convenţia de parteneriat.Dat fiind superficialitatea cu care am incheiat convenţia nu am putut trage la răspundere partenerul şi mă chinui să continui cu fundaţia mea proiectul.Deocamdată mai functionează(dintrun imprumut in nume propriu la bancă şi alte eforturi la fel de mari)Nu stiu ce fac mai departe (finantarea s-a incheiat in mai 2008)
    Deci multumesc pentru sfaturi ,sunt deosebit de utilepentru toate parteneriatele.

    Hermine Jinga
    Presedinte al
    Fundatiei pentru Educatie Eco Sociala Kinderbauernhof

Comentariul tau