A trecut o perioada lunga de cand nu am mai scris pe acest blog. Recunosc ca am fost oarecum dezamagit de slaba reactie la opiniile mele si de birocratia intalnita in managementul proiectelor finantate din fonduri europene.

In urma cercetarii pe care am facut-o in cadrul Proiectului transnational finantat de IOCE– Organizatia Internationala de Cooperare in Evaluare pe care RoSE – Societatea Romana a Evaluatorilor de proiecte, programe si politici publice il coordoneaza. am decis insa sa revin cu un subiect foarte incitant si de mare actualitate: cultura evaluarii in Romania.

Proiectul mentionat urmarește profesionalizarea cadrului evaluarii prin transferul de bune practici intre tarile participante si implementarea masurilor stabilite prin EvalAgenda2020 – Global Evaluation Agenda 2016-2020, prima viziune globala pe termen lung pentru evaluare, initiata de IOCE si Reteaua Globala EvalPartners in Anul International al Evaluarii 2015.

EvalAgenda2020 este structurata pe 4 piloni de actiune:
1.    Imbunatatirea cadrului evaluarii
2.    Dezvoltarea capacitatilor institutionale pentru evaluare
3.    Dezvoltarea capacitatilor individuale pentru evaluare
4.    Imbunatatirea interactiunii intre actorii implicati in evaluare.

Dezvoltarea unei culturi a evaluarii  este temeiul pentru actiunile specifice pe fiecare pilon de actiune.

Cultura evaluarii este de fapt un mod de gandire pozitiv care sa permita identificarea nevoilor de dezvoltare, a factorilor perturbatori, in vederea aplicarii unui management al schimbarii eficient. Acest mod de gandire implica si analiza critica bazata pe argumente si evidente in loc de ipoteze privind eficacitatea interventiilor prevazute prin programe, proiecte si politici publice.

Cultura evaluarii este indispensabila pentru luarea unor decizii informate și motivate. Factorii de decizie de la toate nivelurile – administratie publica, politicieni, parlament si cetatenii responsabili trebuie sa evalueze si sa gaseasca argumente la intrebarea clasica “Facem bine ceea ce facem?”. Astfel, dezvoltarea si promovarea unei gandiri critice evaluative este esentiala nu numai pentru o administrare eficienta a resurselor dar si pentru binele societatii in ansamblu. Din aceste motive este evidenta necesitatea unei abordari strategice de dezvoltare a culturii evaluarii la nivel national in Romania si constientizarea celor responsabili asupra faptului ca grupul tinta nu este limitat doar la nivelul administratiei publice centrale responsabile pentru implementarea programelor de finantare europene si a politicilor publice relationate asa cum se pare ca este abordarea in prezent. Este in acest sens necesara elaborarea unei politici de evaluare la nivel national care sa permita imbunatatirea capacitatii guvernantilor de intelegere a problemelor aparute cu gasirea solutiilor optime si  care sa demonstreze responsabilitatea guvernarii fata de cetateni. O buna politica de evaluare necesita cunostinte privind procesele de realizare a politicilor si o evidenta riguroasa a acestor procese.

In cadrul Studiului Global Mapping Report  publicat recent, privind Stadiul Politicilor Nationale in domeniul evaluarii, din cele 109 tari analizate, Romania se afla intre ultimele 50 state care inca nu au o documentatie actualizata privind stadiul politicilor si practicii de evaluare, fiind mentionat lapidar, ca  foloseste evaluarea pentru a se conforma cerintelor UE privind managementul proiectelor.

Prin proiectul  ARK2GEA – Transnational cooperation towards the implementation of EvalAgenda 2020 se urmareste alinierea cadrului evaluarii din Romania la nivelul exigentelor internationale. Plecand de la rezultatele Studiului mentionat si din analiza documentara pe care am realizat-o pentru proiect am constatat ca nu exista  inca o legislatie cadru referitoare la evaluare ci doar actiuni de conformare la exigentele privind managementul programelor europene.

Desi, aceste actiuni au inceput in urma cu peste 10 ani, impactul lor a fost nesustenabil datorita, in special, schimbarilor frecvente la nivelul agentiilor centrale responsabile cu gestiunea fondurilor europene si a lipsei de coerenta a reglementarilor specifice privind cadrul evaluarii, care nu au reusit sa dezvolte si sa promoveze o adevata cultura a evaluarii.

In  procesul pregatirilor de aderare  la UE,  Guvernul Romaniei a stabilit, in 2006, ca obiectiv specific dezvoltarea unui Sistem National de Evaluare care sa contina o Strategie de Evaluare si Planuri de Actiune. Strategia de Evaluare 2007-2013, elaborata in cadrul unui proiect de asistenta tehnica, a fost publicata in 27.11.2006 si s-a infiintat o Unitate Centrala de Evaluare in cadrul Ministerului Finantelor. A fost constituit un Comitet National de Implementare  a Planurilor de Actiune din Strategie constituit din reprezentanti ai administratiei publice centrale. In cadrul DMI1.2 prin Programul Operational Asistenta Tehnica,  au fost implementate proiecte prin care au fost realizate: un portal dedicat evaluarii (www.evaluare-structurale.ro), materiale suport  si analize. In cadrul proiectului “Masurarea culturii de evaluare din Romania in contextul Politicii de Coeziune a UE”, (2012-2014), au fost realizate 3 rapoarte de masurare a culturii de evaluare in contextul politicii de coeziune a UE in Romania.  Nivelul de diseminare a culturii de evaluare a fost masurat cu ajutorul indicatorilor, criteriilor şi sub-criteriilor grupate in 4 dimensiuni (cererea de evaluare, oferta de evaluare, diseminarea/utilizarea rezultatelor evaluarii, institutionalizarea culturii de evaluare).

Analiza facuta si concluziile acestor raporte, in cadrul celor 3 cicluri de masurare, au identificat o performanta redusa privind Institutionalizarea culturii de evaluare, si o persistenta a problemelor identificate anterior. Se mentioneaza astfel ca “numarul de evaluari declanșate ca raspuns la nevoia de cunoștinte a fost mai mic decat in alte state membre; gradul de participare a functionarilor publici, altii decat cei implicati in sarcini de evaluare, a fost limitat; optiunile de formare disponibile pentru evaluatorii de politici publice nu au satisfacut nevoile identificate; iar cadrul legislativ a inclus o serie de elemente ce ar putea genera blocaje, in special norme privind achizitiile publice, ordonante nationale cu privire la personalul angajat și normele privind eligibilitatea cheltuielilor”.

Intre din principalele minusuri identificate sunt mentionate disponibilitatea si calitatea redusa a expertizei de evaluare, participarea slaba a societii civile si mai ales nivelul redus la capitolul indicatori de guvernanta (opinie și responsabilitate, stabilitate politica, eficienta guvernului, calitatea reglementarilor, statul de drept, controlul coruptiei), cu valori in continua scadere.

Rezultatele analizelor mentionate identifica efectele si cauzele unei culturi a evaluarii reduse in Romania, cu impact negativ privind absorbtia fondurilor europene.

Prin proiectul ARK2GEA, Asociatia profesionala a evaluatorilor-RoSE isi propune sa contribuie la dezvoltarea culturii evaluarii si la implementarea in Romania a masurilor stabilite prin Eval Agenda2020.

Persoanele interesati sa se alature acestui demers sunt invitate sa ma contacteze. Personal voi continua sa prezint in acest cadru rezultatele proiectului, obstacole identificate si sa propun masuri de adresare a acestora.


In cei peste patru ani care au trecut de la aderarea la Uniunea Europeana, Romania a reusit sa atraga doar 1,066 miliarde de euro prin platile intermediare rambursate de Comisia Europeana, ceea ce reprezinta 5,55% din totalul fondurilor structurale si de coeziune, de 19,2 miliarde de euro, alocate in intervalul 2007-2013, conform datelor publicate la sfarsitul primei reuniuni din 2012 a Grupului interministerial pentru absorbtia fondurilor europene. Cu aceasta ocazie, Guvernul s-a angajat ca in acest an sa atraga 6 miliarde de euro, din care 3,5 miliarde de euro din fonduri europene structurale si de coeziune si 2,5 miliarde de euro din fonduri destinate sectorului agricol, ceea reprezinta o crestere de aproape noua ori fata de anul 2011.

Concluzia care se desprinde este ca absorbtia fondurilor comunitare este extrem de importanta iar principalul motor de crestere economica in 2012 este cel legat de atragerea fondurilor europene.
In acest context, pe langa masurile stabilite de Guvern privind imbunatatirea legislatiei si a capacitatii administrative a autoritatilor de management si a organismelor intermediare, este foarte importanta consolidarea capacitatii profesionale a personalului la nivelul organizatiilor publice si private care initiaza si implementeaza proiecte finantate din fonduri europene.

Pentru pregatirea cererilor de finantare si implementarea proiectelor sunt necesare competente profesionale specifice managementului de proiect. Aceste competente profesionale reprezinta capacitatea de a aplica, transfera si combina cunostinte si deprinderi in situatii de munca diverse pentru a realiza activitatile nercesare managementului de proiect la nivelul specificat in standardul ocupational R38 – Manager Proiect.

Competentele profesionale se dobandesc in 3 moduri:
1. pe cale formala – prin cursuri de formarea iniţială, specializare si formare profesionala continua in domeniul managementului de proiect
2. pe cale non-formala – prin practicarea unor activitati specifice in echipe de proiect sau prin autoinstruire
3. pe cale informala – prin modalitati de formare profesionala neinstitutionalizate, nestructurate si neintentionate, in societate sau mediul profesional.

Competentele dobandite pe cale formala se dovedesc prin certificate si diplome de absolvire a studiilor sau cursurilor de specialitate, dar sunt in general bazate pe cunostinte teoretice si mai putin pe practica de implementare. In schimb, competentele profesionale dobandite pe cale non-formala si informala sunt mult mai bine consolidate si bazate pe experienta practica in domeniu.

În Romania, sistemul de evaluare a competentelor profesionale confera transparenta și mobilitate pentru specialistii care isi pot dovedi cunostintele si experienta dobandite in orice context de invatare: formala, informala sau nonformala. Certificarea competentelor se face de catre Centrele de evaluare a competentelor profesionale autorizate de CNFPA si are la baza procedurile de evaluare stabilite prin Ordinul ministrului educatiei nr. 3329/81 din 2005. Certificatul de competenta ofera o garantie pentru experienta profesionala a detinatorului in domeniul si pentru ocupatia pentru care a fost eliberat, avand regimul unui act de studiu recunoscut oficial în Romania si in tarile membre ale Uniunii Europene (cu conditia sa fie tradus si apostilat).

Evaluarea competentelor are la baza standardul ocupational R38 – Manager de Proiect, structurat pe 9 unitati de competenta, conform ariilor de cunostinte din managementul de proiect. In urma procesului de evaluare persoanele declarate competente primesc certificatul de competente profesionale pentru una sau mai multe unitati de competenta din respectivul standard, in functie de cererea persoanei in cauza si de dovezile de competenta prezentate. Exista astfel posibilitatea certificarii competentelor pentru persoane avand experiente diferite, atat ca divesitate cat si ca grad de aprofundare practica. Cu alte cuvinte, orice persoana care are experienta practica in domeniul managementului de proiect, pe care o poate dovedi, poate solicita evaluarea competentelor profesionale la un Centru autorizat de evaluare a competentelor conform Standardului ocupational R38. Derularea procesului de evaluare are loc in maximum 30 de zile de la data inscrierii candidatului.

Cursurile de specializare autorizate de CNFPA au devenit tot mai scurte si mai generale iar certificatele eliberate la absolvirea lor, desi mentioneaza competentele adresate, reprezinta mai mult o dovada a participarii la curs decat o validare a acestor competente. Costurile acestor cursuri au crescut iar din cauza competitiei intre furnizorii de formare, timpul alocat s-a tot redus, in detrimentul formarii.
De aceea, exista un interes tot mai mare pentru certificarea competentelor, atat din partea persoanelor interesate sa lucreze in managementul de proiect, cat si a angajatorilor care folosesc informatiile continute in certificatul de competenta pentru recrutarea si selectia personalului cu aptitudini si cunostinte adecvate specificului fiecarui post.

Avand in vedere necesitatea stringenta de atragere a fondurilor europene si interesul in piata muncii pentru specialistii in management de proiect, au fost finantate proiecte din fonduri europene pentru pregatirea si certificarea competentelor pentru aceasta ocupatie.
Un astfel de proiect, finantat prin POSDRU si implementat de catre CRFCAPL Bucuresti, ca centru autorizat de evaluare a competentelor, are printre obiectivele specifice certificarea competentelor in managementul de proiect pentru persoanele aflate in cautarea unui loc de munca. In aceasta categorie intra toate persoanele care nu au calitatea de salariati la data evaluarii competentelor (sunt studenti, antreprenori, lucratori independenti, etc.) si care au avut participat la initierea si/sau implementarea de proiecte de tineret, sociale, de infrastructura, etc. Acestea pot beneficia in mod gratuit de evaluarea competentelor profesionale in cadrul proiectului pentru obtinerea certificatului de competenta care sa le permita o mai buna pozitie pe piata muncii in managementul de proiect.
Cei interesati trebuie sa se grabeasca pentru ca locurile sunt limitate iar proiectul se afla deja in faza de implementare.

Voi reveni cu detalii privind procedura si cetintele de evaluare a competentelor si voi raspunde in mod specific intrebarilor celor interesati si care se incadreaza in grupul tinta al proiectului.


La începutul anului 2010 a fost publicat on-line RAPORTUL STRATEGIC NAŢIONAL 2009 privind implementarea Fondurilor Structurale şi de Coeziune care prezintă într-o manieră succintă stadiul implementării programelor operaţionale dar şi principalele dificultăţi cu care s-au confruntat autorităţile implicate în managementul instrumentelor structurale şi beneficiarii acestor fonduri, precum şi soluţiile identificate şi puse în aplicare de autorităţile române pentru depăşirea acestor dificultăţi şi accelerarea absorbţiei.

Administraţia publică locală este unul din principalii beneficiari ai finanţărilor din Fonduri Structurale si de Coeziune. Cel puţin aşa ar trebui să fie, ţinând cont de oportunităţile create prin aderarea României la Uniunea Europeană. Din păcate potenţialul de a atrage fonduri europene nu este exploatat la nivelul aşteptat de către administraţia publică locală din România datorită mai multor cauze printre care lipsa unei culturi pro-active de management de proiect, capacitatea administrativă şi umană redusă. Sunt aspecte asupra cărora voi încerca să mă opresc în continuare.

Revin la articolul  „MANAGERUL DE PROIECT IN ADMINISTRATIA PUBLICA” publicat pe blog în luna mai 2009 fiind incitat de un comentariu primit recent prin care se face referire la lipsa de motivaţie financiară a celor care lucrează în implementarea proiector în cadrul autorităţilor şi instituţiilor publice locale, prin suspendarea aplicării Legii 339/2007 până la publicarea Normelor de aplicare. În articolul menţionat făcusem referire la OU nr.35/2009 privind “Măsuri de… stimulare financiară a personalului care gestionează fonduri comunitare încadrat in funcţia publică”, cu speranţa că acest act normativ va aduce efecte benefice. Se pare însă ca m-am înşelat si că prin cerinţele de introducere a Normelor de aplicare la Legea 339/2007 (care nu au fost publicate nici pana astăzi) stimulentele financiare nu au mai fost acordate “de loc”.

Cu alte cuvinte, prin comentariul primit m-am simţit inconfortabil, iar faptul ca nu am mai revenit “la cestiune” cu un Corigendum a fost echivalent cu vorba unei precupeţe “Ai uitat-o scoasa!” (scuzaţi expresia!). M-am decis astfel să revin cu unele consideraţii pe acest subiect.

In urma cu ceva timp am avut ocazia să particip ca formator la un curs de management de proiect pentru administraţia publică locală. Acolo am prezentat un studiu de caz privind Programul Trans-frontalier România –Bulgaria, la care administraţia publică locală este principalul solicitant eligibil. Conform datelor publicate de Autoritatea de Management, fondurile disponibile pentru acest program in perioada 2007-2013 sunt de 262 mil. Euro dar până în prezent au fost selectate spre finanţare numai 12 proiecte, în valoare totală de cca. 4 mil. Euro.

Discutând despre acest caz cu participanţii la curs, am constat ca motivul principal al numărului mic de propuneri de proiect este tocmai lipsa de personal specializat în managementul de proiect din structurile administraţiei publice locale si lipsa motivaţiei materiale si profesionale a celor care lucrează în implementarea programelor de infrastructura locală. Pentru aceştia din urma, care lucrează in proiecte de milioane de Euro salariile sunt la nivelul colegilor care lucrează cu proceduri de rutină şi fără responsabilităţi deosebite. Acest lucru îi face să fie refractari la noi proiecte, la colaborarea cu consultanţii externi şi îi determină să caute în permanenţă alt loc de muncă.

Am prezentat acest caz care mi se pare simptomatic pentru că trebuie găsite soluţii.

Până la apariţia Normelor metodologice de aplicare a Legii 339/2007 care să stimuleze financiar membrii echipei de proiect, consider că aceştia trebuie să solicite iar cei care răspund de contractarea proiectelor din fonduri europene trebuie sa le asigure condiţii de lucru motivante pentru dezvoltare profesională prin cursuri de specializare, stagii de schimb de experienţă, facilităţi de acces la servicii publice, dotare cu tehnică modernă de prelucrare a datelor şi de comunicaţii, spatii de lucru bine echipate, participare la evenimente de diseminare, recunoaşterea meritelor prin promovări rapide si distincţii, implicarea in proiecte de mobilităţi transnaţionale şi înfrăţiri între localităţi, ş.a.

Pentru personalul la început de carieră aceste oportunităţi de dezvoltare profesională sunt foarte importante pentru ca oferă referinţe pentru proiecte viitoare. În prezent asociaţiile intercomunitare şi structurile asociative ale administraţiei publice locale oferă posibilităţi foarte bune pentru cei care au acumulat deja o experienţă în managementul de proiect la nivelul administraţiei publice locale pentru a iniţia si a implementa proiecte sociale, de infrastructura, de dezvoltare locala, de cetăţenie activă, ş.a. Rămâne ca fiecare persoană care se implică în proiecte să se decidă dacă alege o dezvoltare a carierei bazată pe funcţia publică sau o carieră în managementul de proiect. În fiecare din cele 2 cazuri dezvoltarea de competenţe trebuie adecvata scopului, dar este necesar de a găsi soluţii şi argumente pentru capacitarea personalului care lucrează în echipele de management de proiect pentru administraţia publică locală.

Este o provocare pe care o adresez tuturor celor implicaţi si celor cu experienţă în managementul de proiect.


1. Managerul de proiect functionar public

O cercetare a Fundatiei Soros legata de accesul autoritatilor locale la fondurile europene arata faptul ca primariile au realizat, in medie, 2,5 proiecte finantate din fonduri europene si guvernamentale, intre 2004 si 2008. Cercetarea a relevat ca, in general, orasele mari si mijlocii sunt active in accesarea banilor europeni dar problemele apar in restul localitatilor. Conform cercetatorilor autoritatile si institutiile publice care au angajati pregatiti pentru proiectele europene au sanse mai mari cu 55% de a accesa fondurile europene. Aici insa apare o problema:  din proiectele finantate din fonduri europene nu se pot plati salarii pentru functionarii publici. Pentru personalul din cadrul institutiilor si autoritatilor publice, incadrat in functie publica, participarea la implementarea unui proiect cu finantare europeana se considera obligatie de serviciu iar singurele stimulente financiare sunt cele stabilite de Legea nr.490/2004 si Legea nr. 339/2007.

Ordonanta de Urgenta nr.35 din 11 aprilie 2009 privind reglementarea unor masuri financiare in domeniul cheltuielilor de personal in sectorul bugetar stabileste noi reglementari privind stimularea financiara a personalului care gestioneaza fonduri comunitare incadrat in functia publica. Publicul tinta caruia i se adreseaza aceste reglementari include si personalul cu atibutii de management a proiectelor cu finantare internationala (asa cum acestea sunt definite prin legea 339/2007) din cadrul institutiilor si autoritatilor publice.

Legea nr. 339/2007, aplicabila “unitatilor administrativ-teritoriale la nivelul autoritatilor administratiei publice locale si judetene, precum si institutiilor si serviciilor publice aflate sub autoritatea sau subordine acestora”, stabileste ca se pot incadra specialisti pregatiti in managementul de proiect in functii publice pentru ca “acestia sa lucreze in mod competent si calificat in proiectele cu finantare internationala care se deruleaza la nivel judetean sau local”.

Noile reglementari aduse de OUG nr.35/2009 modifica si completeaza art.3 si art.10 din Legea 339/2007 privind  criteriile si procentul de majorare a salariilor de baza pentru consilierii manageri de proiect, acestea urmand sa fie stabilite printr-o Hotarare de Guvern.

Cerintele legale in vigoare privind pregatirea si certificarea calificarii profesionale pentru specialistii incadrati in structurile infiintate la nivelul autoritatilor publice pentru managementul proiectelor sunt cele prevazute de Legea nr. 339/2007, dar formularea lor lapidara admite o libertate de interpretare care necesita discernamant in alegerea modalitatii de conformare.

2. Pregatirea specialistilor in managementul de proiect.

Conform art.14 din Legea nr.339/2007 “pregatirea specialistilor pentru managementul de proiect se face prin formele de invatamant postliceal sau postuniversitar prevazute de lege”.

In baza acestor reglementari orice curs de specializare-perfectionare, autorizat conform legii, este recunoscut ca forma de pregatire. Datorita concurentei pe piata formarii, cursurile de specializare, bazate pe standardul ocupational R38 – manager de proiect, sunt ofertate de furnizorii inscrisi in Registrul National al Formatorilor Autorizati pentru durate foarte variate, care incep cu 1-2 zile si merg pana la 3-4 saptamani. Fiecare curs se finalizeaza cu un certificat de absolvire si cu supliment descriptiv, care mentioneaza competentele in managementul de proiect care au fost imbunatatite in urma cursului.

Avand in vedere cerinta formala a obtinerii certificatului de absolvire pentru justificarea ocuparii postului in conditii de operativitate si costuri minime, exista o tentatie tot mai mare de reducere a duratei cursurilor. Prin cursurile de foarte scurta durata nu se pot adresa toate competentele din standardul ocupational si astfel pregatirea nu este relevanta pentru indeplinirea atributiilor postului. Cei interesati pentru inscrierea la un curs de formare autorizat trebuie sa se informeze care sunt competentele din standardul ocupational adresate de respectivul curs, care sunt referintele furnizorului de formare, si abia apoi sa decida daca participarea la acel curs este justificata.

3. Certificarea calificarii profesionale a managerilor de proiect

Conform art.15 din Legea nr.339/2007 “certificarea calificarii ca specialist in managementul de proiect se face de catre institutiile de invatamant abilitate, competente si acreditate”. Prin Ordinul comun nr. 4543/468 din 2004 al MEC si MMSSF, certificarea competentelor profesionale pentru managerul de proiect este procesul de colectare a dovezilor de competenţă şi judecarea lor în raport cu cerinţele standardului ocupaţional R38. Pentru certificarea competentelor in managementul de proiect exista evaluatori acreditati inscrisi in Registrul National al Centrelor de Evaluare si Certificare a competentelor profesionale autorizate de catre Consiliul National de Formare Profesionala a Adultilor. Certificarea dovedeste competenta profesionala si oferă garanţia că o persoană a demonstrat că are cunoştinţele şi deprinderile necesare efectuării activităţilor descrise în standardul pe baza căruia a fost evaluată, precum si faptul ca sunt respectate cerintele European Qualifications Framework promovate de Autoritatea Nationala de Calificari din cadrul CNFPA.

Certificatele de competente profesionale cu sigla Consiliului pentru Standarde Ocupationale si Atestare – C.O.S.A., eliberate de centrul de evaluare a competentelor autorizat au regimul actelor de studii si sunt recunoscute pe piata muncii din Romania conform Legii 253/2003 si OG 129/2000.

4. Consideratii finale:

Prezentul articol isi propune sa initieze un schimb de opinii privind cerintele formale de certificare a calificarii specialistilor in managementul de proiect incadrati in functia publica pentru a putea beneficia de stimularea financiara.

Consideratiile autorului se bazeaza pe experienta sa de manager de proiect, formator si evaluator de competente profesionale in cadrul Centrului Regional de Formare Continua din Administratia Publica Locala Bucuresti si co-autor al Standardului Ocupational R38 Manager proiect.


Proiectele transnationale sunt proiectele cu parteneri din mai multe tari care au ca scop elaborarea de metode, ghiduri, instrumente cu larga aplicabilitate si diseminarea de bune practici intr-o arie geografica care sa depaseasca granitele unei tari.

Importanta si frecventa acestor proiecte este in continua crestere avand in vedere tendinta de globalizare in tratarea problemelor majore ale omenirii si in special politica de finantare a Uniunii Europene pentru atingerea obiectivelor Lisabona-Gothenburg. Astfel, in cadrul mai multor programe de finantare europene una din conditiile de eligibilitate ale unui proiect este aceea de avea parteneri din minimum 3 tari. Aceasta conditie minimala conduce la formarea unor parteneriate complexe care asigura complementaritatea cunostintelor si experientei necesare proiectului dar si o acoperire geografica extinsa. Avantajele acestei abordari sunt multiple prin portabilitea rezultatelor si impactul proiectelor dar comporta si unele dificultati de implementare legate de deosebirile in cultura nationala a fiecarui partener, de diferentele de limbaj si terminologice si de canalele de comunicare.

In proiectele bazate pe parteneriat transnational partenerul principal incheie contractul cu finantatorul si isi asuma responsabilitatea pentru realizarea obiectivelor stabilite in propunerea de proiect selectata spre finantare si incheie acorduri de parteneriat cu celelalte organizatii implicate in proiect.

Managerul de proiect numit de partenerul principal ca director de proiect devine astfel principalul responsabil al implementarii proiectului, pentru realizarea in termen a rezultatelor angajate, in conditiile de calitate stabilite. Este o sarcina dificila care presupune cunostinte si experienta de management de proiect, autoritate, responsabilitate si cultura comunicarii intr-un mediu intercultural.

Autorul prezentului articol a condus timp de 2 ani un proiect finantat in cadrul Programului Leonardo da Vinci, bazat pe un parteneriat transnational cu organizatii din Romania, Grecia, Ungaria si Marea Britanie. Avand in vedere contextul si cerintele specifice de lucru in cadrul parteneriatului, experienta de management de proiect a fost deosebita si poate fi utila pentru implementarea unor noi proiecte.

1.Alegeti-va partenerii pe criterii de profesionalism.

Promotorul proiectului trebuie sa selecteze partenerii tinand cont de criteriile de eligibilitate, experienta in proiecte similare, interes pentru obiectivele proiectului si in special pe baza de referinte din surse de incredere. De obicei, fiecare Program European are un portal dedicat cu o sectiune prin care se faciliteaza gasirea de parteneri. In aceasta baza de date se inscriu organizatii interesate sa participe in proiecte dar care nu au de multe ori experienta necesara. Timpul scurt si lipsa de referinte suplimentare fac ca astfel de organizatii sa intre parteneriate pentru proiecte selectate fara a avea suficienta experienta si capabilitate si dispusi sa-si asume atributii peste posibilitatile reale de realizare, ceea ca va crea ulterior probleme pentru managerul proiectului. Pentru a evita astfel de situatii este bine ca partenerii sa fie alesi pe baza de recomandari sau pe baza de portofoliu.

2.Incheiati acorduri de parteneriat care sa asigure formalizarea obligatiilor contractuale.

Incheierea contractului de finantare intre Finantator si Promotor implica si formalizarea legaturilor de parteneriat intre Promotor si Organizatiile Partenere prin asa-numitele „Acorduri de parteneriat”. Aceste acorduri-cadru trebuie sa contina in mod explicit obligatiile partenerilor clar exprimate si cuantificate pentru a putea fi monitorizate si evaluate pe baza de indicatori de performanta.

3.Stabiliti reguli clare de procedura pe tot parcursul implementarii.

Fiecare finantator are dezvoltate ghiduri de proceduri administrative si financiare specifice pentru implementarea proiectelor din cadrul programelor respective. Aceste proceduri sunt complementare altor proceduri (ex. achizitii publice, deplasare in misiune, niveluri de calificare, etc.), stabilite la nivelul Uniunii Europene sau pentru anumite state membre. De multe ori exista posibilitatea de a opta in mod explicit intre 2 alternative (procedura programului sau procedura interna). De aceea este foarte necesar ca managerul de proiect sa stabileasca de la inceput care sunt procedurile aplicabile si sa solicite fiecarui partener scrisori oficiale privind procedurile aplicabile. Pentru clarificarea continutului procedurilor este necesara o relatie stransa intre managerul de proiect si persoanele de contact desemnate din partea finantatorului.

4.Stabiliti atributii clare de comunicare pentru personalul angajat in proiect.

Partenerii proiectului trebuie sa stabileasca componenta echipelor proprii si atributiile fiecaruia, astfel incat sa se integreze intr-o structura organizatorica generala a proiectului. Managerul de proiect trebuie sa dezvolte un sistem de comunicare ierarhic pentru coordonare-raportare cat si pentru comunicare la nivel orizontal intre verigile similare (financiar, tehnic, etc.) ale fiecarui partener pentru clarificari metodologice si corelare.

5.Utilizati aceleasi instrumente de planificare, monitorizare si raportare pentru toti partenerii

Cu ocazia intalnirii de lansare a proiectului se va conveni asupra planului proiectului si instrumentelor folosite in procesul de management. Este foarte important ca fiecare partener sa foloseasca aceleasi instrumente de lucru pentru a asigura portabilitatea datelor si monitorizarea proceselor. In acest scop managerul de proiect trebuie sa asigure formalizarea unui acord de utilizare a unei platforme comune de lucru care sa contina instrumente, metode si tehnici de management de proiect.

6.Utilizati cat mai eficient timpul in cadrul intalnirilor transnationale.

Intalnirile transnationale organizate in cadrul proiectului trebuie foarte bine pregatite de catre managerul de proiect (continut, agenda, reguli de lucru, documente, obiective, tinta de consens) astfel incat sa asigure armonizarea punctelor de vedere si integrarea rezultatelor obtinute pentru a trece la o noua etapa de implementare.

7.Stabiliti un limbaj de comunicare si raportare adecvat.

Partenerii proiectului provin din tari diferite cu diverse medii culturale si avand diferite intelesuri pentru aceiasi termeni. De aceea managerul de proiect trebuie sa stabileasca inca de la lansarea proiectului un cadru unitar de intelegere a terminologiei care sa permita mesaje clare fara echivoc si obtinerea unui consens asupra modului de abordare si a solutiilor propuse.

8.Stabiliti un sistem de comunicare in timp real bazat pe TIC.

Proiectele cu parteneriat transnational se confrunta cu dificultatea organizarii frecvente de intalniri directe intre parteneri avand in vedere costurile si logistica. De aceea, aceste intalniri trebuie compensate prin alte modalitati de comunicare curenta. Noile tehnologii informatice ofera posibilitatea comunicarii in timp real prin mediul WWW. in afara mijloacelor celor „deja traditionale” – e-mail, forum-uri, baze de date, website, este foarte util sa se foloseasca sistemul de teleconferinte bazate pe produse tip „shareware/freeware” disponibile gratuit pe internet (Skype, MS Messenger).

9.Stabiliti reguli clare de raportare financiar-contabila.

Una din principalele probleme aparute in cadrul raportarilor financiare ale partenerilor care trebuie consolidate la nivelul proiectului de catre partenerul principal este verificarea continutului documentelor originale emise in limba partenerului. Acest lucru este cu atat mai greu de facut cu cat apar si alte aspecte legate de specificul fiecarei legislatii nationale, sisteme de plata, etc. De aceea, este foarte important ca managerul de proiect sa stabileasca un sistem clar de raportare care sa permita partenerilor pregatirea din timp a documentatiei financiare, astfel incat sa se evite la audit respingerea de la plata a cheltuielilor eligibile din motive de neconformitate procedurala.

10.Cei mai buni prieteni ai dumneavoastra sunt reprezentantii finantatorului.

In calitate de manager de proiect trebuie sa pastrati permanent legatura cu persoanele de contact stabilite prin contractul de finantare (responsabilul tehnic si responsabilul financiar) pentru a putea beneficia in timp util de indrumare si suport pentru managementul schimbarii.